Der Erlebnisfaktor nimmt einen immer wichtigeren Bestandteil am Erfolg ein und entscheidet maßgeblich darüber, wie gut ein Seminar oder ein anderweitiges Event bei der Zielgruppe ankommt. Individualität und Persönlichkeit, ein Alleinstellungsmerkmal und die Orientierung auf die Ansprüche der Besucher stehen bereits bei der Planung im Vordergrund. Diese Faktoren gelten auch für die Auswahl der Location, die gut erreichbar und entsprechend in die Infrastruktur eingebunden sein muss.
Präzision von der Planung bis zur Realisierung im Fokus
Ein gutes Event oder Seminar basiert nicht nur auf zahlreichen Besuchern, sondern hebt sich durch die Zufriedenheit der Gäste von weniger überzeugenden Veranstaltungen ab. Eventverantwortliche sollten dem Projektmanagement größte Beachtung schenken und ein Konzept erstellen, in dem alle Aspekte Schritt für Schritt aufgezeichnet und als Richtlinie für die Organisation genutzt werden. Im Vorfeld stehen die Analyse der Zielgruppe und die richtige Auswahl der Location anhand der Ausrichtung der Veranstaltung und der Gästezahl im Fokus. Bei Events im gehobenen Ambiente sollte die Location über eine komfortable Ausstattung und ein außergewöhnliches Ambiente verfügen, das die Besucher anspricht und sich an ihrer Vorstellung von Perfektion orientiert. Ob in Berlin, in Hamburg oder in Wien, die passende Location ist ein wichtiger Bestandteil einer gelungenen Veranstaltung und erzeugt den nicht zu unterschätzenden ersten Eindruck, für den es nie eine zweite Chance gibt. Mit den Angeboten von www.sanssouci-wien.com gestaltet sich die Suche nach der optimalen Location einfach und man hat die Möglichkeit, in der bevorzugten Stadt ein Ambiente nach Maß zu buchen und sämtliche Kriterien für ein gelungenes Event zu integrieren.
Die richtige Vorbereitung führt auf Erfolgskurs
Zum Konzept eines Seminars, eines Kongresses oder eines anderweitigen Events gehören neben der Location die technischen Komponenten, ein ausgewähltes Catering und ausreichend Parkmöglichkeiten für die Besucher der Veranstaltung. Auch nahegelegene komfortable Übernachtungsmöglichkeiten sollten nicht fehlen, wenn Gäste von auswärts anreisen und am Abend des Events nicht nach Hause fahren. Die Organisation beginnt nicht erst nach dem Versand der Einladungen und den Zusagen, die von den geladenen Besuchern beim Veranstalter eintreffen. Eine vorherige Reservierung der möglicherweise benötigen Zimmer ist zielführend, da eine Stornierung nach der Besucherzusage immer möglich ist und man damit ausschließt, dass die Anzahl der Übernachtungsmöglichkeiten nicht für die anwesenden Gäste ausreicht. Veranstalter sollten das Projektmanagement nicht allein übernehmen und sich auf das Vier-Augen-Prinzip berufen, wodurch Fehler im Ablauf der Organisation vermieden werden können. Das Outsourcing bestimmter Aufgaben empfiehlt sich nicht, da die Planung und Organisation aus einer Hand Vorteile verschafft und Sicherheit gibt, dass jeder Schritt des Konzepts realisiert und in der entsprechenden Reihenfolge umgesetzt wurde.
Ein außergewöhnliches Ambiente, komfortable Übernachtungsmöglichkeiten, eine stilvolle Beleuchtung und modernste Technik sowie eine kulinarische Besonderheit beim Catering verleihen einem Event einen besonderen Charakter. Dabei sollten Eventmanager auf den Erlebnisfaktor achten und Details integrieren, die ihr Event von Mitbewerbern abheben und für eine positive Erinnerung bei allen Teilnehmern sorgen. Im Projektmanagement ist es wichtig, Termine zu setzen und diese einzuhalten. Ein sicherer und fehlerfreier Ablauf von Events basiert auf einem fehlerfreien Management, das bereits bei der Planung und Vorbereitung beginnt.
Autor: Redaktion
