Passen Sie auf was Sie Versprechen!

Wie Sie Ihre Aufgaben zukünftig effizient erledigen

Wenn Sie einwilligen, eine Aufgabe zu übernehmen, geben Sie dann gleichzeitig ein Versprechen ab, bis wann Sie diese Aufgabe erledigen werden („was bis wann”)? Das ist in der heutigen Geschäftswelt eine gängige Empfehlung. Diese Methode birgt jedoch große Nachteile und verschleiert einen viel besseren Weg. Erlauben Sie mir, Ihnen einen  anderen Blickwinkel aufzuzeigen:

Der vermeintliche Vorteil des routinemäßigen Anbietens oder der Frage nach dem „was bis wann“ ist ganz einfach:

• es steigert die Zuversicht der anderen, dass wir die übernommene Aufgabe tatsächlich erledigen werden,
• es animiert uns, bewusst eine Verpflichtung einzugehen, und
• es baut im Laufe der Zeit Vertrauen auf, indem wir anderen zeigen, dass wir  unsere Verpflichtungen wirklich erfüllen.

Das klingt großartig, und zuweilen ist es das auch. Es ist weitaus besser als ein Arbeitsumfeld, in dem sich niemand auf den anderen verlassen kann, da jeder nur damit beschäftigt ist, das abzuarbeiten, was  in einem bestimmten Moment die größte Aufmerksamkeit fordert. Ich rate Ihnen zwar nicht, all ihre „was bis wann” Zusagen abzuschaffen und einen Schritt zurück zu machen in das unbewusste Chaos. Dennoch gibt es Zeiten, in denen die Realität all unsere ausgefeilten Pläne und bewusst eingegangenen Verpflichtungen mühelos über den Haufen wirft. Und selbst wenn wir es zeitweise schaffen sollten, den Launen der Realität Herr zu werden, bringt die „was bis wann“-Methode einen erheblichen Aufwand und Risiken mit sich – und es gibt eine viel bessere Lösung!

Um mein Argument hinsichtlich des Aufwands und der Risiken zu untermauern, gebe ich Ihnen ein Beispiel: Angenommen, ich bin in einem Meeting und willige ein, eine bestimmte Aufgabe zu übernehmen. Sie fragen mich, bis wann ich diese Aufgabe erledigen kann. Ich denke kurz darüber nach und sage dann: „Bis Donnerstag.“ Das stellt Sie zufrieden und zwischen uns ist eine Art provisorischer Vertrag zustande gekommen.

Prioritäten festlegen

Als ich Ihnen meine „was bis wann”-Antwort gab, habe ich eine Priorität festgelegt, die großen Einfluss auf alle weiteren Aufgaben auf meinem Arbeitsplan hat. Und dabei habe ich mir die anderen Aufgaben vorher nicht einmal angesehen. Ich bin völlig blind vorgegangen, ohne die Aufgaben zuvor auf ihre Priorität hin abzuwägen. Meine bewusste Verpflichtung bin ich also mit einer unbewussten Priorisierung eingegangen. Würde ich noch einen Schritt weitergehen, hätte ich dadurch sogar eine neue Gefahr heraufbeschworen: Dass ich letzten Endes an einer Aufgabe arbeiten werde, um eine – oftmals künstliche – Verpflichtung zu erfüllen, ungeachtet dessen, ob diese Aufgabe im Gesamtrahmen meiner Arbeit momentan für mich am wichtigsten ist oder nicht.

Wenn so viele „bis wann”-Aufgaben umherschwirren, kann es ganz leicht passieren, dann man den zahlreichen Verpflichtungen unbewusst hinterherrennt, statt vielmehr die Aufgabe auszuwählen und abzuarbeiten, die im Moment am wichtigsten ist. Denn nur weil Sie jemandem ein „bis dann“-Versprechen gegeben haben, macht es die Aufgabe nicht zu einer, die am schnellsten erledigt werden muss. Bisweilen ist es sogar sinnvoller, eine Verpflichtung abzusagen, um sich einer viel wichtigeren Aufgabe zuzuwenden, die Sie nicht vorhergesehen hatten, als Sie die Verpflichtung eingegangen sind.

Stressfaktor: „Alles rechtzeitig erledigen“

Dieses Problem können Sie natürlich bewältigen, indem Sie die Erwartungen herunterschrauben, aber das steht auf einem anderen Blatt. Weiters ist es aufwändiger, ein „bis wann“-Versprechen zu geben, da es eine gewisse Unnachgiebigkeit mit sich bringt und einen konstanten Arbeitsaufwand erfordert.  Eine weitere Heimtücke ist ein bedrohlich auftauchendes „bis wann“: Es ist ein zusätzlicher psychischer Stressfaktor und es verleitet dazu, uns im „sollte“ zu verfangen –  womit wir gegen die Realität ankämpfen. Manchmal versuchen wir, dem Tag mehr Stunden hinzu zu mogeln, um den Stress des „bis wann“ in den Griff zu bekommen. Dies geschieht jedoch meist zu Lasten unserer Erholungszeit, was enorm anstrengend und unhaltbar sein kann und zuletzt bis zu Burn-Out führen kann!

Anhand der „was bis wann”-Methode stellen wir fest, dass die Realität scheinbar viel vorhersehbarer und kontrollierbarer ist, und das ist eine der bequemsten Täuschungen, der wir Menschen unterliegen. Genau dieses Prognostizieren und Kontrollieren, das Vertrauen schafft, führt andere in die Irre, sodass sie sich ebenfalls sicher fühlen und sich darauf ausruhen. Das funktioniert zumindest bis zu einem gewissen Punkt – es schafft Vertrauen. Selbst wenn dieses Vertrauen auf einem furchtbar wackeligen Fundament steht, ist es immer noch besser als unbewusstes Chaos.  Vergessen Sie bitte nicht: Ich rate Ihnen nicht, all Ihre „was bis wann”-Verpflichtungen über den Haufen zu werfen! Zumindest nicht, bis Sie eine effektivere Methode für sich gefunden haben.

Organisieren von Arbeit und Leben

Was kann also die Illusion von Kontrolle ersetzten, die wir anderen durch unser „bis wann“-Verhalten geben? Zuerst einmal benötigen wir eine gute Methode, um unser Leben und unsere Arbeit zu organisieren; eine Methode, die es uns ermöglicht, alles so zuverlässig wie möglich zu erledigen und uns stets bewusst zu sein, dass wir zu jeder Zeit die jeweils wichtigste Aufgabe erledigen – vollkommen bewusst und ohne Kontrollverlust.

David Allens Getting Things Done® (GTD®) Methode ist bei weitem der beste Ansatz, den ich für die persönliche Ebene gefunden habe. Darüber hinaus existieren auch Methoden für die Team-Ebene, z.B. die Agile Project Management Methoden, die sich in der Softwarebranche etabliert haben.

Sobald Sie sich Systeme erarbeitet haben, die einen bewussten Arbeitsfluss unterstützen, können Sie damit beginnen, Vertrauen aufzubauen, indem Sie anderen Transparenz und zuverlässige Prognosen (keine Versprechen) anbieten und einen Weg finden, Ihre Prioritäten richtig zu setzen. Statt anderen die Illusion der Vorhersagbarkeit anzubieten (während Sie Mühe haben, alles zu koordinieren), beziehen Sie diese zeitnah in Ihre Arbeitsprozesse ein und arbeiten die wichtigste Aufgabe stets zuerst ab.

Haltbare Versprechen

Wie sieht es also mit „bis wann”-Versprechen gegenüber Kunden oder mit anderen externen Deadlines aus? Bisweilen sind Sie gezwungen, ein „bis wann”-Versprechen zu machen und zu erfüllen. Sie haben jedoch mehr davon, wenn Sie dies als Ausnahme statt als Regel betrachten. Und selbst wenn Ihnen das als normal und notwendig erscheint, gibt es meist zahlreiche andere Möglichkeiten. Als ich noch Geschäftsführer eines Softwareentwicklungsunternehmens war, sagte ich meinen Kunden folgendes: „Möchten Sie, dass ich Ihnen ein Abgabedatum nenne, von dem wir beide wissen, dass es eine Lüge ist und dass ich Sie kurz vor der Abgabe mit einer unerwarteten Änderung überrasche, der Sie dann ausgeliefert sind? Oder möchten Sie vielmehr, dass ich Ihnen so viel tägliche Transparenz und Kontrolle einräume, dass Sie mir nicht vertrauen müssen, weil Sie genau über den momentanen Stand und Fortschritt informiert sind und die Richtung des Projekts jederzeit beeinflussen können? Die meisten meiner Kunden entschieden sich für letzteres und ich hatte alle notwendigen organisatorischen Möglichkeiten, um dies zu unterstützen.

Eine neue Einstellung

Was können Sie also tun, um Ihre „bis wann”-Einstellung zu ändern? Machen Sie sich zuerst mit einem individuellen Organisationssystem wie ProWork® vertraut, das auf einer dynamischen Steuerung basiert. Dies ist die Voraussetzung, um ohne großen Aufwand in Hinblick auf das Vertrauen und die Erfüllung der Verpflichtung über das „was bis wann” hinauszukommen.

Zweitens: Behalten Sie stets den Aufwand im Blick, wenn Sie ein „bis wann“-Versprechen machen, denn Sie setzen sozusagen eine Priorität im Dunkeln; Sie versuchen, eine Aufgabe abzuarbeiten, die keine oberste Priorität hat und zwingen sich in einen stressigen Prognose-und-Kontrolle Prozess, um Ihr Versprechen halten zu können. Räumen Sie dem „was bis wann“ so viel Aufmerksamkeit ein, wie Sie für nötig und wichtig erachten und ersetzen Sie die „was bis wann“ Methode wann immer es möglich ist, indem Sie Ihren Kunden mehr Transparenz und Einflussnahme einräumen.

Und schließlich: Versuchen Sie, dies mit Hilfe von Methoden wie ProWork® auf der Team- und Organisationsebene umzusetzen, um Ihr Unternehmen von der Abhängigkeit der Prognose & Kontrolle zu entwöhnen und sich mittels Sense & Response mühelos der Realität zu stellen.