Workshops effektiv vorbereiten von A-Z

In den meisten Unternehmen ist Team- und Projektarbeit gängige Praxis. Entsprechend häufig finden in ihnen Workshops statt, um die weitere oder künftige (Zusammen-)Arbeit zu planen. Diese Workshops erfordern eine gezielte Vorbereitung und Gestaltung.

Das Setting eines Workshops ähnelt dem eines Seminars. Es orientiert sich aber stärker am Arbeitsalltag der Teilnehmenden und findet meist firmenintern, im Kollegenkreis statt. In einem Workshop werden zum Beispiel Lösungsansätze für Probleme erarbeitet, oder er dient dazu, Entscheidungen zu treffen oder die Kooperation zu stärken. Meist werden Workshops von einem Moderator angeleitet. Die Aktivität der Teilnehmenden ist hoch, denn nicht das Lernen, sondern das gemeinsame Erarbeiten konkreter Ergebnisse steht im Vordergrund.

Die Basis: Das Vorgespräch mit dem Auftraggeber

Workshops bedürfen einer systematischen Vorbereitung. Deren Auftakt bildet meist ein Gespräch der Person, die den Workshop vorbereitet, mit der Person, die den Auftrag für ihn erteilte bzw. die Idee hierzu hatte. In ihm sollten möglichst offen die Möglichkeiten, Chancen, aber auch Grenzen der Arbeit in einem Workshop erörtert werden; also auch: Welche Erwartungen des Auftraggebers sind überzogen? Zudem gilt es, Ziele für die Workshop-Arbeit mit dem Auftraggeber zu definieren.

Im Vorgespräch sollten auch die (vermutlichen) Erwartungen und Zielsetzungen der Teilnehmenden geklärt werden. Besprechen Sie als Workshop-Organisator auch den Grad und die Form der nötigen Unterstützung durch den Auftraggeber. Zudem sollten die Rahmenbedingungen der Workshop-Durchführung (Teilnehmende, Termin, Ort, Dauer usw.), die Vorgehensweise, die genutzten (technischen) Tools und das Budget geklärt werden. Aus dem Vorgespräch ergeben sich die genauen Workshop-Ziele, und unter anderem hieraus wird dann das Workshop-Design abgeleitet.

Fallstricke beim Planen von Workshops

Nicht selten werden in Unternehmen Workshops geplant, deren Scheitern vorprogrammiert ist – unter anderem aufgrund folgender Faktoren.

• unrealistische Erwartungen der Auftraggeber: In der Praxis bestehen oft unrealistische Erwartungen bezüglich des Faktors Zeit. Das, was in den Monaten zuvor im Team, der Projektgruppe nicht erreicht wurde, soll nun in einem Tages- oder gar Halb-Tages-Workshop erreicht bzw. ein für alle Mal geklärt werden. Solche unrealistischen Erwartungen gilt es zu vermeiden.
• Einstellung „Die anderen sind schuld!“: Zuweilen werden Workshops angedacht, um Mitarbeitende wieder auf „Kurs“ zu bringen, gemäß der Maxime „Meine Mitarbeiter/innen müssen etwas ändern, denn sie sind das Problem!“. Bei solchen Formulierungen sollten Sie als Workshop-Organisator hellhörig werden, denn dann bewirkt ein Workshop mit den Mitarbeitenden meist nicht die gewünschte Veränderung. Vielmehr gilt es, die Führungskraft in die Verantwortung zu bringen.
• Der Workshop hat eine Alibi-Funktion: Zuweilen sollen Workshops den Mitarbeitenden vorgaukeln, ihre Stimme werde gehört und sie könnten ihre Ideen in
  Vorhaben einbringen. Faktisch wurden die Änderungen bzw. Neuerungen sowie die hierfür erforderlichen Umsetzungsmaßnahmen jedoch schon anderenorts fixiert. Deshalb verschwinden die Ideen und Arbeitsergebnisse der Teilnehmenden in der Schublade. Solche Workshops sind für die Beteiligten frustrierend und erzeugen langfristig unmotivierte Mitarbeitende.

Achten Sie als Workshop-Organisator bei der Auftragsklärung auf diese Fallstricke. Ändern Sie gegebenenfalls die Workshopziele oder erwägen Sie andere Formate zur Zielerreichung.

Den nötigen organisatorischen Rahmen schaffen

Nachdem im Vorgespräch unter anderem die Workshopziele definiert wurden, gilt es sich folgende Fragen zu stellen, um die Ziele bestmöglich zu können.

• Gruppengröße – a.: Wie groß darf die Gruppe maximal bzw. minimal sein? Wie groß wäre sie im Idealfall? Umfasst die Gruppe mehr als 15 Personen, kann es hilfreich sein, zwei Personen (einen Moderator und einen Co-Moderator) mit der Moderation zu betrauen.
• Rahmenbedingungen – U.a.: Ist auch ein Arbeiten in Kleingruppen erwünscht? Welche Räume und Technik sind hierfür nötig? Ist ein störungsfreies Arbeiten möglich? Existieren ausreichend zeitliche Spielräume?
• (Vorab-)Information – Je weniger offene Fragen die Teilnehmenden zu Organisatorischem haben, desto eher können sie sich auf den Arbeitsprozess einlassen. Wenn die Teilnehmenden sich nicht oder nur teilweise kennen, ist es sinnvoll, ihnen zu Beginn, die Gelegenheit zu geben, sich wechselseitig besser kennenzulernen im Hinblick auf ihre Funktion im Unternehmen oder in dem Projekt/Vorhaben.

Als Workshop-Organisator legen Sie durch Ihre Vorarbeiten den Grundstein für eine erfolgreiche (Zusammen-)Arbeit im Workshop. Es gilt den Teilnehmenden das Gefühl zu vermitteln, sie seien in dem Workshop genau richtig; zudem ihnen ein entspanntes und zugleich konzentriertes Arbeiten zu ermöglichen. Ist dies der Fall, können Sie mit einem höheren Commitment und Einsatz rechnen.

Ein ziel- und teilnehmerorientiertes Design wählen

Ein Workshop lebt von der Aktivität und Interaktion der Teilnehmenden. Sie und nicht der Moderator stehen in ihm im Mittelpunkt. Im Rahmen der Workshop-Planung werden Sie, als dessen Organisator, sich auch fragen, was im Plenum, was in Kleingruppen und was in Paar- bzw. Einzelarbeit bearbeitet werden kann oder sollte. In der Praxis macht meist ein Mix aus den verschiedenen Möglichkeiten am meisten Sinn. Wichtig ist es auch, sich zu fragen, wie alle Teilnehmenden einbezogen und in der vorgegebenen Zeit alle relevanten Themen bearbeiten werden können.

Hierfür bietet sich oft ein partielles Arbeiten in Kleingruppen an. Mehrere Kleingruppen können zum Beispiel parallel an verschiedenen Themen arbeiten, um die zur Verfügung stehende Zeit optimal zu nutzen. Ein Arbeiten in Kleingruppen aktiviert die Teilnehmenden stärker als ein Arbeiten im Plenum, unter anderem weil sie sich dabei nicht so leicht „verstecken“ können.

Eine gelungene Kleingruppenarbeit setzt voraus, dass Sie sich im Vorfeld Gedanken darüber machen,

• wie die Kleingruppen zusammengesetzt werden,
• wann und wie der Wechsel zwischen Plenums- und Kleingruppenarbeit erfolgt,
• welchen Aufträge die Kleingruppen haben,
• wo sie arbeiten und wie viel Zeit ihnen zur Verfügung steht,
• wie methodisch gearbeitet werden soll und
• wie die Arbeitsergebnisse und der Transfer ins Plenum gesichert werden.

Die Zusammensetzung der Kleingruppen hat einen großen Einfluss auf das Ergebnis. Fragen Sie sich, ob es besser ist, in homogenen oder heterogenen Kleingruppen zu arbeiten, z.B. bezüglich der Dauer der Firmenzugehörigkeit, des Wissenstands zum Thema, der beruflichen Funktion/Position, des Alters.

Egal, ob Arbeit im Plenum oder in der Kleingruppe, Brainstorming oder Gruppendiskussion hilfreich ist stets eine schriftliche Begleitung des Geschehens auf Pinnwand, Flipchart oder mit Hilfe eines digitalen Tools wie Miro. Es ist wichtig, die gemeinsame Arbeit sichtbar zu machen, indem die relevanten Schritte und Beiträge sowie diversen Zugänge dokumentiert werden.

Eine professionelle Moderation gewährleisten

Eine zentrale Rolle im Workshop spielt der Moderator. Seine Aufgabe ist es vor allem, das Wissen der Teilnehmenden zu kanalisieren und in den Meinungsbildungs- und Entscheidungsprozess einfließen zu lassen. Aus der Vielfalt der unterschiedlichen Zugänge sollten sich Synergien ergeben, von denen alle Teilnehmenden profitieren.

Schwierig ist die Moderationsrolle deshalb, weil sie eine neutrale Haltung erfordert. Der Moderator sollte beim Moderieren keine Stellung beziehen und kein Bewertungen vornehmen. Das fällt gerade Personen, die selbst Experten für ein relevantes Thema sind und/oder im Prozess eigene Interessen haben, oft nicht leicht. Deshalb gilt es vorab zu überlegen, ob eventuell eine neutrale, externe Person die Workshop-Moderation übernehmen sollte.

Entscheidend ist es, den Teilnehmenden zu vermitteln, welch wichtige Rolle ihnen bei der Ergebnisfindung zukommt, nicht zuletzt, um ihre Motivation zu erhöhen.

Um den gewünschten Output zu ermöglichen, sollte der Moderator stets auf den Zeitplan des Workshops achten. Zudem sollte er zwischenzeitig regelmäßig der (Arbeits-)Ergebnisse zusammenfassen und die Erwartungen der Teilnehmenden reflektieren. Außerdem darf er beim Moderieren nie das definierte Ziel aus den Augen verlieren.

Die Arbeitsergebnisse und den Transfer sichern

Für diese Phase muss ausreichend Zeit zur Verfügung stehen. Dies ist oft nicht der Fall, weil in vielen Workshops der Zeitplan nicht eingehalten wird. Das ist fatal, da in der Abschlussphase u.a. vereinbart wird: Was geschieht mit den gemeinsamen Arbeitsergebnissen nach dem Workshop? Wenn die Teilnehmenden den Workshop verlassen, sollte jedem klar sein, wie es mit den Ergebnissen weitergeht: Wer macht was wie bis wann. Zudem sollte möglichst im Workshop schon fixiert werden, wie und wann die Umsetzung der Ergebnisse evaluiert wird.

Doch auch schon vor der Abschlussphase sollte im Workshopdesign ausreichend Zeit für eine Zusammenfassung der Zwischenergebnisse und eine Diskussion hierüber vorgesehen sein. Fehlt diese, rächt sich das nicht selten in der Abschlussphase, weil dann plötzlich zum Beispiel Grundsatzdiskussionen aufpoppen oder bei der Ergebnissicherung Konflikte aufbrechen, weil Teilnehmende beispielsweise das Gefühl haben, ihre Meinungen oder Interessen flossen nicht ausreichend in das Ergebnis ein.

Checkliste für Workshop-Vorbesprechungen

Folgende Punkte sollten bei der Auftragsklärung eines Workshops besprochen und geklärt werden:

Inhalt und Ziele

• Was ist das Thema?
• Anlass des Workshops?
• Ziele der Veranstaltung? (Bei unkonkreten Formulierungen nachfragen „Was bedeutet für Sie …?“ „Woran würden Sie merken, dass der Workshop erfolgreich war?“)
• Was sollen die Teilnehmenden danach wissen/können/anders machen?
• Was passiert mit den „Ergebnissen“ des Workshops?

Zielgruppe

• Wie viele Personen nehmen teil?
• Wer nimmt teil? (Zielgruppenspezifika erfragen)
• Kennen sie einander? Wie gut?
• Sind unterschiedliche Hierarchien präsent?
• Wie ist die Motivation der Teilnehmenden? Sind sie freiwillig anwesend?
• Wie vertraut sind sie bereits mit dem Inhalt?
• Wie sehen ihre Erwartungen aus?
• Welche Befürchtungen könnte es geben?
• Welche Konflikte könnten auftreten (persönlich, inhaltlich)?
• Haben sie schon in anderen Veranstaltungen zu dieser Thematik gearbeitet?

Organisatorisches

• Termin und Dauer?
• Uhrzeiten: Anfang und Ende, Pausen(-längen)?
• Arbeitszeiten der Teilnehmenden?
• Im Unternehmen oder außerhalb?
• Benötigte Räume und Raumausstattung?
• Genutzte Technik?
• Wie wird der Workshop evaluiert?

Wenn Vertreter/innen des Auftraggebers (Geschäftsleitung, HR, Führungskräfte) bei dem Workshop (teilweise) anwesend sind, sollte man folgende Punkte klären:

• Gewünschte Rollenverteilung?
• Wie erfolgt die Einleitung/Vorstellung?

Autorin: Sabine Prohaska