Projektmanagement im Wandel

Unternehmen stehen heute intern wie extern vor enormen Herausforderungen. In einer turbulenten Welt braucht es neue Fähigkeiten: organisatorisch und strategisch, was das eigene Mindset und die Führung anbelangt, sowie ein Projektmanagement im Wandel. Nur so können sich Mitarbeiter und Organisationen weiterentwickeln. Nur so lässt sich ein nachhaltiges Wachstum generieren. Nur so sind Unternehmen für die Anforderungen der Zukunft gewappnet.

Die Wirtschaft ist im Wandel. Und mit diesem Wandel müssen sich auch Unternehmen verändern. Wir alle müssen uns auf kürzere Zyklen einstellen. Müssen dazu bereit sein, manches Vertraute loszulassen und dafür Neues kennenzulernen und anzuwenden. Leichter gelingt dies mit einem ausgereiften und zugleich wandlungsfähigem Portfolio- Programm- und Projektmanagement. Natürlich steht auch dort die ständige Anpassung an die Bedingungen und Erfordernisse des Marktes im Mittelpunkt.

Projekte zu managen, ist anders

Wer als Organisation in Bezug auf Technologien und Verfahren, neue Gesetze oder Veränderungen im Marketing wie neue Tools u.a. nicht mithalten kann, bleibt nicht leistungsfähig. Unternehmen müssen es deshalb schaffen, eine gute Balance zwischen „Business as usual“ und „Business Change“ zu finden. Die Konkurrenz zwischen dem wichtigen laufenden Geschäftsbetrieb (Produktivität, Rentabilität, Kundenbeziehungen u.a.) und der überlebenswichtigen Aufgabe des Managements, Prozesse so weiterzuentwickeln, dass man auch in Zukunft wettbewerbsfähig bleibt, ist groß.

Eine erfolgreiche Projektarbeit verlangt andere Fähigkeiten als der normale Geschäftsbetrieb mit Linienfunktionen. Das Management muss ebenso wie Führungskräfte und Mitarbeiter erkennen, dass Projekte befristet, also zeitlich begrenzt, sind und meist bereichsübergreifend, also über Abteilungsgrenzen oder manchmal sogar Organisationen hinweg, ablaufen. Besonders spannend machen Projekte zum einen ihre Einzigartigkeit: Auch wenn sie sich manchmal in der Grundstruktur ähneln, ist kein Projekt wie das andere. Projekte sind meist risikoreicher als das alltägliche Geschäft. Sowohl Mitarbeiter als auch Führungskräfte brauchen dafür ein anderes Portfolio an Fähigkeiten.

Die Führung in einer virtuellen Projektmanagement-Welt

In den vergangenen Monaten haben wir uns alle schneller als gedacht an die virtuelle Welt gewöhnen müssen – und sie inzwischen in vielerlei Hinsicht zu schätzen gelernt. Hybride Weiterbildungsmöglichkeiten sparen Zeit und hohe Reisekosten. Digitale Tools erleichtern die Kommunikation. Und mit der Homeoffice-Lösung kommen wir, je nach Lebensumständen und Persönlichkeitsstruktur, mehr oder weniger gut zurecht. Eines hat sich dabei allerdings auch gezeigt: Führungskräfte in Projekten sind stärker denn je gefordert und ihre Leistungs- bzw. Entwicklungsfähigkeit ist mehr denn je gefragt. Oder anders gesagt: Das sogenannte New Normal hat Führungsdefizite, die es zuvor natürlich auch schon gab, zum Teil weiter verstärkt.

Fakt ist: Nur mit einem hohen Grad an Offenheit und Ehrlichkeit, Engagement und Leidenschaft sind Führungskräfte in der Lage, das Team auch durch unsichere Zeiten zu führen. Der Begriff der VUCA-Welt, geprägt von Volatility = Schwankungen, Uncertainty = Unsicherheit, Complexity = Komplexität und Ambiguity = Mehrdeutigkeit, ist in aller Munde. Ohne Zweifel hat sich dadurch die Führungsdynamik verändert. In der virtuellen Umgebung müssen Führungskompetenzen heute und in Zukunft breiter verteilt werden, damit verschiedene Beteiligte in unterschiedlichen Phasen der Umsetzung die Verantwortung übernehmen können. Um die Leistung in einem virtuellen Team zu verbessern, gibt es für Führungskräfte – alteingesessene wie neue – folgende nützliche Tipps:

• Bleiben Sie greif- und sichtbar – besonders in schwierigen Zeiten. Seien Sie leidenschaftlich und mitfühlend.
• Bieten Sie regelmäßig und konsequent Informationen an. Kommunizieren Sie dabei stets mit Zuversicht und Empathie.
• Konzentrieren Sie sich auf Ihre Mitarbeiter. Erkennen sie diese als Menschen mit individuellen Gefühlen an.
• Zeigen Sie emotionale Intelligenz und bedenken Sie, wie sich Ihre Entscheidungen im Projekt auf andere auswirken.
• Schaffen Sie psychologische Sicherheit im Team, indem Sie deutlich machen, dass es in Ordnung ist, zu scheitern und aus Erfahrungen zu lernen, wenn man neue und schwierige Dinge angeht.
• Beweisen Sie, dass Zusammenarbeit, Transparenz und umfassende Kommunikation wichtige Faktoren für Sie sind.
• Stellen Sie eine klare Struktur zur Verfügung, in der die Mitarbeiter ihre Rollen und Verantwortlichkeiten verstehen und Unterstützung erhalten, wenn es doch einmal Konflikte gibt.
• Demonstrieren Sie Belastbarkeit und dass Sie die Kraft haben, durchzuhalten, insbesondere bei der Leitung eines Projektes, das besonderen Einsatz verlangt.
• Bleiben Sie flexibel und zeigen Sie, dass Sie in der Lage dazu sind, sich den Anforderungen von Projekten anzupassen, auch wenn der Verlauf risikoreich und stressig ist.
• Treffen Sie effiziente und effektive Entscheidungen unter dem Aspekt einer gesteigerten Kontrolle.

Projektmanagement muss Grenzen überwinden – auch im Kopf

Schon immer nutzen Unternehmen Methoden des Projektmanagements, um beispielsweise neue Produkte zu entwickeln, intern größere strategische Vorhaben zu managen oder die Zusammenarbeit auf Zeit mit Kunden effektiver zu gestalten. Die Anwendungsmöglichkeiten, wenn man um das Design, die Entwicklung und Umsetzung von Projekten weiß, sind vielfältig. Erstaunlich, dass trotz der hohen Anzahl und der reichen Erfahrung immer noch so viele Projekte in Unternehmen scheitern. Ursprünglich angesetzte Zeitfenster – auch für einzelne Etappen – werden überschritten, Ziele nicht erreicht; von den Kosten, die während der Umsetzung zum Teil regelrecht explodieren, ganz zu schweigen.

Es gibt viele Gründe für das Scheitern. Eine Ursache ist sicherlich, dass viele Projekte aufgrund der Globalisierung heute mehr denn je eine Zusammenarbeit notwendig machen, die Grenzen – organisatorische oder sogar nationale – überwindet. Dabei stehen einer erfolgreichen Umsetzung doch manchmal schon die Grenzen im eigenen Unternehmen, zwischen Abteilungen oder auch nur einzelnen Personen, im Weg. Der Ausweg: Ein gemeinsames Verständnis für die angestrebten Ziele, die Gründe sowie den zu erwartenden Nutzen. Eine universelle Sprache ist nötig, sowohl im Projektteam selbst als auch bei externen Lieferanten und Partnern oder Kollegen, wo immer sich diese befinden: ob in einem anderen Land, auf einem anderen Kontinent oder im Büro zwei Etagen tiefer.

Mehr denn je müssen Führungskräfte heute also die richtige Balance zwischen Management und Führung finden, um Projekte zielgerichtet zu steuern. Statt Micromanagement und engmaschiger Kontrolle bedarf es einem grundlegenden Vertrauen und einem gemeinsamen Sinn, der sich jedem Mitarbeiter erschließt. Herrscht Klarheit darüber, warum ein Unternehmen etwas macht, gibt es eine überzeugende Vision, dann schaffen es Führungskräfte, ein Team gedanklich und ganz praktisch in der täglichen Umsetzung mitzunehmen.

Erfahrungsgemäß schließt sich der Kreis von wertschätzender Führung und Mitarbeitern mit entsprechendem Knowhow hin zur Organisation, die mit besseren Projektmanagementfähigkeiten auch die Geschäftsleistung generell steigern kann. Projektmanagement-Methoden wie PRINCE2® oder PRINCE2 Agile®, mit weiteren Techniken gerade neu eingebunden in das Zertifzierungsschema AXELOS® ProPath™, bieten hier wertvolle Möglichkeiten: Unternehmen und Mitarbeiter können sich gemeinsam weiterentwickeln. Davon profitieren Business as usual ebenso wie Business Change. Und Unternehmen sind in der Lage, sich heute und für die Herausforderungen der Zukunft erfolgreich aufzustellen.

Über die Autoren:

Allan Thomson ist ein PRINCE2-qualifizierter Projektmanager mit über 25 Jahren Erfahrung in den Bereichen Projekt-, Programm-Management und PMO. Zu seinen Fähigkeiten gehören insbesondere die Implementierung von PRINCE2 in Organisationen, Risikomanagement, Geschäftsverbesserung und Change-Management. Allan Thomson ist seit 2014 bei AXELOS und unterstützte 2017 mit seiner Expertise das PRINCE2-Update. Als globaler ProPath-Ambassador tritt er regelmäßig weltweit bei Veranstaltungen auf und ist auch in die Produktentwicklung bei AXELOS involviert.

Sidra Sammi ist Territory-Managerin für Europa. Fokus ihrer Arbeit ist insbesondere der deutschsprachige Markt. Sie initiiert und fördert Markenbekanntheitsinitiativen für AXELOS, die Organisationen und Einzelpersonen dabei helfen, den Wert von Best Practices zu verstehen. Sidra Sammi arbeitet mit Organisationen verschiedener Branchen und Größen zusammen mit dem Ziel, die Vorteile von AXELOS ProPath, ITIL und weiteren Produkten leichter verständlich zu machen.