Strategische Personalentwicklung zielgerichtet und nachweissicher durchführen, den Aufwand für Routineaufgaben zu minimieren und ständig den Überblick über den aktuellen Status des Kursportfolios zu behalten ist kein Kinderspiel. Welche Schwerpunkte muss Trainingssoftware heute abbilden um eine Entlastung zu sein, worauf ist bei der Auswahl einer Trainingszentrums-Software zu achten, damit die Einführung der Software erfolgreich ist?
Anforderungsprofil
Die Anforderungen an die zukünftige Software können von Trainingszentrum zu Trainingszentrum stark variieren. Die Erstellung der Anforderungen erzwingt eine Auseinandersetzung mit den Unternehmenszielen, den Prozessen und den internen sowie externen Zielgruppen. Diese sind nicht nur sehr individuell, sondern entwickeln sich auch weiter. Bei der Softwareauswahl müssen also nicht nur die benötigten Funktionen zur Verfügung stehen, auch zukünftige Anpassungen und eine kontinuierliche, praxisorientierte Weiterentwicklung sollten gegeben sein.
Personalentwicklung oder Trainingszentrum im Wettbewerb?
So haben verwandte Tätigkeitsbereiche ganz unterschiedliche Anforderungen. Bei der Mitarbeiterqualifizierung ist die Abbildung von Qualifikationsprofilen mittels Gap-Analyse sowie die Systemintegration, d.h. der Datenaustausch mit anderen IT-Systemen wie HR oder Finanz-Software ein zentrales Thema. Trainingszentren im Wettbewerb benötigen dagegen Funktionen zur Rechnungsstellung und CRM-Funktionen um ihr Business professionell auszubauen. Nicht viele Produkte können beide Ansprüche bedienen. Auch Mischformen, wie das Training von Handelspartnern oder Zulieferern müssen mitunter abgebildet werden. Dabei muss die Software dann typischerweise beide Abrechnungsarten, also Kostenzuweisung auf Kostenstellenebene und externe Rechnungsstellung abbilden können.
Der richtige Zeitpunkt
Wann ist der richtige Zeitpunkt gekommen um als Trainingszentrum in professionelle Seminarverwaltungs-Software zu investieren?
Dabei ist nicht allein die reine Zahl der Buchungen pro Jahr ausschlaggebend oder die Anzahl der Verantwortlichen im Buchungsbüro. Ein weiterer signifikanter Faktor ist vielmehr die Komplexität der abzubildenden Prozesse. Je mehr das Team durch Software-Unterstützung von Routineaufgaben wie Schriftverkehr oder Materialbestellungen entlastet wird, desto mehr können sich die Verantwortlichen auf ihr Kerngeschäft – nämlich die Organisation von Wissenstransfer – konzentrieren. Auch Umstrukturierungen und Neuausrichtung von Prozessen, beispielsweise notwendig geworden durch Fusionen oder Ergänzung der Kernkompetenzen können ein guter Zeitpunkt sein um die Organisation des Trainingsgeschäfts neu professionell aufzusetzen.
Klassisches Seminarmanagement
Auf den ersten Blick ist Seminarverwaltung eine simple Sache. Ressourcenkomponenten wie Räume, Trainer und Equipment müssen nach Ort und Zeit koordiniert zur Verfügung stehen. Kurstermine müssen geplant, den Teilnehmern mitgeteilt und abgerechnet werden. Doch was wenn eine der Ressourcen beispielsweise ein Trainer nicht zur Verfügung steht. Wenn Teilnehmergruppen eines Kurses zu Gruppenarbeiten auf verschiedene Räume verteilt werden oder Teile des Schulungsequipments zeitgleich in einem anderen Kurs benötigt werden? Sobald Ressourcen mit Engpässen koordiniert werden müssen, Kurselemente freiwillig oder verpflichtend sind oder in einer bestimmten Reihenfolge zu absolvieren sind empfiehlt sich Softwareunterstützung um den Überblick zu gewährleisten.
Qualitätsmanagement und Kursevaluation
Um die Angebotsqualität und Kundenzufriedenheit sicherzustellen werden üblicherweise am Ende eines Trainings Feedbackbögen an die Teilnehmer verteilt oder online zur Verfügung gestellt. Diese müssen zunächst erstellt werden. Inhaltsbestandteile variieren je nach Kurs. Wie jedoch können unterschiedliche Bewertungsbögen dennoch vergleichbar gemacht werden und sinnvolle aussagekräftige Ergebnisse liefern? Auch dies ist eine nicht unwesentliche Funktion, die in modernen Seminarverwaltungs-Systemen den Anwender im Trainingszentrum entlastet.
Online-Komponenten im Wandel
Noch vor ein paar Jahren wähnte man auch LMS-Funktionen wie Chats, Blogs und Foren als wichtige Anforderungen. Heute werden Arbeitsgruppen und Tutorenbetreuung aber zumeist auf Kommunikations-Plattformen unbürokratisch und offen für alle abgebildet. Dennoch sind integrierte online-Elemente wie WBTs oder online-Tests aus der modernen Bildungslandschaft nicht mehr wegzudenken.
Kunden- / Mitarbeiterportale
Vielmehr sind heute sichere Buchungsportale von Bedeutung, die sowohl für externe Kunden als auch für Mitarbeiter bei denen Interessenten selber ihre Buchungen vornehmen. Mitarbeiter können ihren Bildungsbedarf jederzeit abrufen um benötigte Qualifikationen rechtzeitig erwerben um weiterhin auf dem aktuellen Bildungsstand und damit produktiv einsetzbar zu sein. Die Kommunikation wie Buchungsbestätigungen, Anfahrtsskizzen oder weiterführende Information versendet der teilautomatisierte Schriftverkehr auf Wunsch sicher und schnell per Email. Ganz unabhängig davon , ob es sich um Präsenzveranstaltungen handelt oder online-Komponenten wie WBTs oder Tests handelt. Interne Genehmigungsprozesse können so mit dem Bildungsbegehr des Mitarbeiters angestoßen werden.
Management-Self-Service
Führungskräfte müssen oft die Buchungen Ihrer Mitarbeiter genehmigen oder den Fortschritt komplexer Bildungsprojekte im Auge behalten. Dafür möchten die Verantwortlichen Statusmeldungen und ToDos zugänglich haben um zeit- und ortsunabhängig informiert zu sein und agieren zu können.
Trainerportal
Jederzeit aktuelle Informationen über die Verfügbarkeit von Trainern sind für Trainingsorganisationen von essentieller Bedeutung. In Trainerportalen können Trainer vollumfänglich ihre Urlaubs- und Sperrzeiten eingeben, ihre Trainingsschwerpunkte und Kontaktdaten hinterlegen. Für das Buchungsbüro ist somit ‚die Ressource Trainer‘ zuverlässig planbar.
Content Management System kombiniert mit Seminarverwaltung
Um Webinhalte immer aktuell pflegen zu können und ein einheitliches und professionelles Erscheinungsbild zu gewährleisten muss ein Anwender heute nicht mehr komplizierte HTML-Codes bewältigen. Open Source Systeme wie z.B. magnolia® erlauben über gut strukturierte Vorlagen schnelle und problemlose Änderungen der Website. Optimalerweise wird das CMS mit einer fähigen Seminarverwaltungs-Software verknüpft, die der Webseite jederzeit auf Knopfdruck aktuelle Kurs- und Termindaten zur Verfügung stellt. So wird eine zeitaufwendige Doppelerfassung vermieden und das Fehlerpotential deutlich verringert.
Webservices und Systemintegration
All diese Funktionen werden heutzutage von modernen und flexiblen Anbietern durch die Technologie der ‚Webservices‘ möglich gemacht. Webservices ermöglichen die Abbildung von automatisierten Prozessen und die Kommunikation unterschiedlicher Anwendungen miteinander. Die nahtlose Integration in die bestehende Systemlandschaft, seien dies nun andere Software-Programme oder Datenbanken muss auch bei mehreren Firmenstandorten möglich sein um Ergebnisse zentral verfügbar zu machen. Dazu gehören auch diverse Schnittstellen zum sicheren Datenaustausch, die präzise definiert werden müssen.
Informationsaustausch
Seriöse Anbieter bieten daher sowohl ausführliche persönliche Beratung schon vor dem Kauf an. Fragen Sie auch nach einer Testinstallation mit Übernahme firmeneigener Daten an. Nur so können Sie aussagekräftige Testszenarien anhand der tatsächlich vorliegenden Bedarfe durchspielen.
Referenzkunden des Software-Anbieters stellen eine ganz besondere persönliche Empfehlung dar. Mitunter ist eine Kontaktaufnahme schon in der Anbahnungsphase möglich, so dass man sich nicht nur über das Produkt, sondern auch über die Servicequalität und Zusammenarbeit mit dem Anbieter informieren kann, welche gerade in der Einführungsphase eine signifikante Rolle spielt.
Doch auch nach der Einführung sollte ein Informationsaustausch zwischen den Anwendern über mögliche Weiterentwicklungen und aktuelle Anwendungsszenarien vom anbietenden Unternehmen gefördert werden.
Fazit
Sich pauschal für irgendein System ‚out of the box‘ zu entscheiden und zu hoffen, dass die benötigten Funktionen zum Großteil verwendbar sind ist ein Hasardspiel, was sich leicht zu einem Debakel auswachsen kann.
Sinnvoller und auch zukunftssicher sind vielseitig konfigurierbare Standardsoftware-Produkte die mitwachsen oder bei veränderten Bedarfen anpassbar sind und nicht komplett ausgetauscht werden müssen. So bleiben Sie flexibel und agieren wirtschaftlich. Unabdingbar ist letztendlich vor allem Klarheit über den eigenen Bedarf.
Über die Autorin
Annette Bouzo beobachtet als Marketing Manager der Firma SoftDeCC Software GmbH die Entwicklung auf dem Markt für Trainings-Software. Das Produkt TCmanager wird seit über 20 Jahren von Trainingsorganisationen jeder Art von Mittelstand bis Weltkonzern erfolgreich eingesetzt.
Mehr über die SoftDeCC Software GmbH
