Das Personalmanagement befindet sich im digitalen Wandel. Die zentrale Frage, die Personaler bewegt, lautet dabei, ob das Ende des Personalmanagements oder aber eine glorreiche Zukunft für die neue Mitarbeiterführung bevorsteht. Dabei ist bereits jetzt schon klar, dass die digitale Transformation eine Schlüsselrolle im HR übernehmen wird.
Frank Rüttger stellt sich mit seinem Unternehmen IQDoQ dem digitalen Wandel. IQDoQ ist ein IT-Spezialist, der mit der Produktmarke IQAkte Personal für ein effizientes zukunftssicheres Dokumentenmanagement steht. Mittels der IQAkte Personal werden HR-Prozesse digitalisiert, die weit über die Personalabteilung hinausgehen. Im Gespräch erläuterte Frank Rüttger seine Gedanken und Herausforderungen zum digitalen Wandel des Personalmanagements:
Die Digitalisierung der Personalprozesse steht inzwischen bei jeder Unternehmensgröße auf der Agenda. Eine grundsätzliche Ablehnung, wie sie noch vor ein paar Jahren zu beobachten war, existiert heute nicht mehr. Beim Umsetzungsgrad gibt es jedoch erhebliche Unterschiede. Mittelständische Unternehmen befinden sich meist noch in der Vorbereitung, das Personalwesen zu digitalisieren, während bei Großunternehmen entsprechende Projekte längst umgesetzt werden.
Die Gründe hierfür sind vielfältig, aber offensichtlich: Der erzielbare Nutzen steigt mit der Unternehmensgröße. Zudem zwingt der Anpassungsdruck durch Umstrukturierung und Konsolidierung Konzerne regelmäßig zu Prozessoptimierungen, wie sie nur durch komplexe Softwareprojekte zu realisieren sind. Außerdem stand bis vor kurzem kaum Standardsoftware zur Verfügung, mit welcher sich die digitale Transformation mit mittelstandgerechtem Aufwand umsetzen lässt. Die IQAkte Personal stellt dabei eine Software für die digitale Personalakte dar.
Drei entscheidende Faktoren bestimmen die digitale Transformation der HR im Wesentlichen:
1. Die Auflösung der Papierinseln
Egal ob in der Personalabteilung oder anderswo – kein modernes Unternehmen kann sich auf Dauer Papierinseln leisten. Spätestens wenn sämtliche anderen Geschäftsprozesse digital abgebildet sind, muss HR nachziehen. Da kann man sich allerdings schon die Frage stellen, ob es schlau ist, so lange zu warten. Personaler sollten rechtzeitig die Initiative ergreifen und sich auf ihre geänderte Rolle vorbereiten.
2. Der Wandel der Rolle der HR
Schon heute muss die HR wesentlich mehr leisten, als nur Akten zu führen und Entgeltabrechnungen zu verteilen. Dass der Wandel vom passiv Verwalten zum aktiv gestalten sich in Zukunft noch weiter rapide beschleunigen wird, ist etwa an Trends wie HR als Business Partner abzulesen. Personalabteilungen müssen im Innenverhältnis kommunikativer werden und einen sichtbaren Mehrwert für die Unternehmensführung liefern. Dafür ist die Digitalisierung unabdingbar.
3. Ein geänderter Umgang mit Informationen
Mit dem Einzug der ersten Generation von „Digital Natives“ in die Unternehmen stellt sich gar nicht mehr die Frage, ob digitalisiert wird, sondern vielmehr, wie die verfügbaren Informationen optimal genutzt werden. Die HR der Zukunft muss also kreativ die neuen Möglichkeiten der IT nutzen, beispielsweise um Skills und Zertifizierungen auszuwerten, Mentoring-Programme umzusetzen oder digitale Klassenräume zur Verfügung zu stellen.
Die digitale Transformation geht zugleich einher mit einem inhaltlichen Wandel. Durch die Digitalisierung und Automatisierung aller standardisierbaren Geschäftsprozesse erhält die HR Freiräume, die zur Unterstützung der Unternehmensführung bei taktischen und strategischen HR-Themen genutzt werden können. Personaler entwickeln sich somit im Innenverhältnis immer mehr zu Prozessberatern für die Geschäftsentwicklung.
Auch die digitale Personalakte IQAkte Personal übersteigt die Funktion einer herkömmlichen Personalakte. So sind die Anforderungen, die eine digitale Personalakte erfüllen muss, breit gefächert. Im Laufe der Zeit ist nicht nur die Funktionalität der klassischen Personalakte gestiegen, sondern ist z.B. auch eine Dokumentationsakte für die Verfahrensdokumentation hinzugekommen. Außerdem wurde mit IQAkte Analytics ein Modul für entscheidungsunterstützende Management-Auswertungen ergänzt.
Wer heute über die Digitalisierung der HR-Abteilung nachdenkt, muss sich naturgemäß an den vorhandenen Aktenordnern und deren papierbasierter Ablagestruktur orientieren. Dieses Verständnis einer digitalen Personalakte wird sich in den nächsten Jahren jedoch dramatisch verändern.
Im Gegensatz zum Papier lassen sich in einer digitalen Akte vielfältige Informationen aus ganz unterschiedlichen Quellen einbinden, die nach Bedarf miteinander verknüpft und auch wieder getrennt werden können. So gehören zu einem Rundumblick über einen Mitarbeiter auch seine Beiträge in Projektakten und Gesprächsprotokolle ebenso wie seine Zertifizierungen und Skills.
In der digitalen Welt müssen nicht alle Daten dem Unternehmen gehören – Mitarbeiter und Geschäftspartner können ihrerseits Informationen in das Gesamtbild einbringen und auch wieder entnehmen. Ähnlich wie sich heute jeder Internet-Nutzer per Google Informationen aus vielen verschiedenen Quellen zusammenstellt, muss es deshalb in Zukunft auch nicht mehr eine Akte für alle geben. Stattdessen werden individuell für den jeweiligen Nutzer ad hoc intelligente Zusammenstellungen von Informationen aus verschiedenen digitalen Containern gebildet, die optimal auf seine Fragestellung passen – ganz gleich, ob es um die administrative Routine in der Personalabteilung, die Unterstützung von Personalentwicklungsprozessen oder Management-Auswertungen für die Geschäftsleitung geht.
Denn eines ist klar: Ohne eine leistungsfähige HR kann der digitale Wandel im Unternehmen nicht gelingen.
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