In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie Ihre Zeitdiebe identifizieren, Ihre Zeitfresser eliminieren und Ihre wirklich wichtigen Aufgaben besser geregelt kriegen.
Wenn Sie Ihrem Ziel nur langsam näher kommen und zu wenig Zeit für Ihre Schlüssel-themen haben, dann könnte das daran liegen, dass zumindest ein Teil Ihrer Zeit fremd-bestimmt ist, Sie sich selbst von dem was wichtig ist ablenken oder Ihre Zeitplanung von vorneherein nicht realistisch, weil zu ehrgeizig ist.
Verschaffen Sie sich Klarheit und analysieren Sie Ihre Tätigkeiten
Notieren Sie sich dazu einige Tage lang jede (wirklich jede) Tätigkeit und jede Aufgabe, die Sie tun in einer Liste und schreiben Sie daneben in einer zweiten Spalte die dafür benötigte Zeit in Minuten. Sicher gibt es dazu jede Menge Apps. Mit dem Ziel, schnell und pragmatisch einen Überblick zu gewinnen, ist ein Excel-Tabellenblatt, das Sie im Hintergrund offen halten, absolut ausreichend. Sobald Sie einige Aufgaben in Ihrer Liste stehen haben, kategorisieren Sie diese sinnvoll. Beispiel: Die Aufgaben „Zeitung lesen“, „Newsletter und Blogs lesen“ sowie „Fachzeitschriften lesen“ fassen Sie zusammen zu „Info-Monitoring“.
Werten Sie Ihre Notizen aus
Sobald Sie das Gefühl haben, eine ausreichend repräsentative Aufgaben-Menge erhoben zu haben, werten Sie Ihre Notizen aus. Das kann je nach Aufgabenschwerpunkt nach wenigen Tagen oder aber erst auch nach drei bis vier Wochen der Fall sein. In der Regel sind 10 bis 14 Tage für die Erhebung ausreichend. Addieren Sie die Zeiten je Aufgabenbündel und sortieren Sie Ihre Liste nach Zeitanteilen absteigend. Das heißt, die Aufgaben mit dem höchsten Zeitanteil stehen in Ihrer Liste ganz oben. Werten Sie die Liste so aus, wie es für Sie am sinnvollsten ist: nach Stunden täglich, pro Woche oder nach Stunden pro Monat. Ergänzen Sie jetzt Ihre Liste um eine dritte Spalte und tragen Sie dort folgende Kürzel ein:
Z1 = Dient direkt meiner Zielerreichung, Z2 = Dient indirekt meiner Zieler-reichung, I = Interne und notwendige Aufgaben, V = Verzichtbare Aufgaben.
Ein Beispiel für einen Kundenberater einer Bank, der entsprechende Vertriebsziele hat: Z1 = Beratungs-gespräch mit einem Kunden, Z2 = Networking-Besuch der örtlichen Hand-werker-Messe, I = Erfassung der wichtigsten Ergebnisse und Inhalte aus dem Kundengespräch im CRM-System, V = Überlegen Sie selbst: Gibt es Aufgaben und falls ja, welche sind das, , auf die Sie zu Gunsten Ihrer Ziel-erreichung künftig verzichten wollen?
Ein Beispiel könnte zu viel Zeitaufwand für Infomonitoring sein (s.o.).
Stellen Sie Ihren Tagesablauf auf die Erreichung Ihrer wichtigsten Ziele ein.
Eliminieren Sie Ihre Zeitfresser und fokussieren Sie auf Ihre wirklich wichtigen Aufgaben: Lassen Sie die Liste nun auf sich wirken und tragen Sie in einer vierten Spalte ein, auf welche Aufgaben Sie ab sofort verzichten werden (NN), was delegiert oder ausgelagert werden kann (D,A) und welche Aufgabe Sie künftig effizienter erledigen wollen (O für Optimierung).
Kennzeichnen Sie Ihre Prio-1-Aufgaben (= P1) und räumen Sie diesen ab sofort mehr Zeit in Ihrem Kalender ein. Das heißt, vereinbaren Sie Termine, gerne auch mit sich selbst in Ihrem Kalender und reservieren Sie ausreichend große Zeitblöcke für Ihre P1-Aufgaben.
Tun Sie das zum Beispiel im Rahmen Ihrer Wochenplanung. Eine Anleitung für die Praxis mit vielen Tipps finden Sie in diesem Beitrag:
Viel Erfolg im Kampf gegen Ihre Zeifresser!
Über den Autor:
Thomas Kiefer ist der Optimierer für effektive Zielerreichung. Er begleitet Unternehmer und Führungskräfte, in ihren strategischen Schlüsselthemen schneller und besser voranzukommen und ihre Mitarbeiter auf die Stufe der vollen Wirksamkeit zu bringen. Umsetzung beschleunigen – Ziele mit Siebenmeilenstiefeln erreichen – Champions League spielen. Auch für Privatpersonen ist er Wegbegleiter und Wachstums-Coach. Sein Know-how sammelte er in seiner langjährigen Tätigkeit als Banker und Unternehmensberater. Zu seinen Kunden zählen namhafte Firmen und Organisationen sowie deren Vorstände, Manager und Führungskräfte. Als Unternehmer ist er in zahlreichen Netzwerken und Verbänden organisiert. Er ist Diplom-Betriebswirt (BA), ausgebildeter Organisationsentwickler, Projektmanager und zertifizierter Trainer.
Weitere Informationen über Thomas Kiefer
