Magazin Projektmanagement Wie Sie Ihre Arbeitseffizienz im Büroalltag steigern

Wie Sie Ihre Arbeitseffizienz im Büroalltag steigern

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Die Produktivität der Industrie hat sich in den letzten Jahrzehnten so stark verbessert, dass es dort nicht mehr wirklich viel zu optimieren gibt. Anders sieht dies bei den Verwaltungen aus. In den vielen Bürojobs wird auch heutzutage noch nicht wirklich effizient gearbeitet, was auch daran liegen mag, dass in erster Linie der Mensch für die Abwicklung der Aufgaben zuständig ist und keine Maschine, auch wenn meist mit einem Computer gearbeitet wird. Studien und Umfragen haben nämlich ergeben, dass die Organisation im Büroalltag fehlt und zu viel Zeit für automatisierbare Aufgaben aufgewendet wird. Dies drückt den Profit des Unternehmens. Wir haben Tipps, wie Sie für mehr Effizienz in Ihrem Büroalltag sorgen können und somit nicht nur den Profit des Unternehmens erhöhen können, sondern auch schneller Ihre Aufgaben erledigen und abarbeiten können.

Die Arbeitszeit produktiv einteilen

Eines der größten Probleme ist das Aufschieben von Aufgaben. Wir kennen das alle noch aus unserer Schulzeit oder auch von alltäglichen Aufgaben. Ganz nach dem Motto „was du heute kannst besorgen, das verschiebe nicht auf morgen“ sollten Sie sich aber eine Prioritätenliste anlegen und demnach Stück für Stück alles abarbeiten. Viele Büromitarbeiter verschwenden ihre Zeit auch direkt in der Früh, wo sie erstmal einen Kaffee holen gehen und sich ausgiebig mit Kollegen unterhalten. Natürlich ist die Stimmung im Büro auch wichtig, aber gerade in den Morgenstunden sind die Menschen am produktivsten und diese Zeit sollte demnach auch für die Arbeit genutzt werden. Versuchen Sie außerdem unnötige Meetings auszulassen und die Bürokratie so gut es geht einzudämmen. Auch Ihr privates Handy sollte während der Arbeitszeit ausgeschaltet oder zumindest auf stumm gestellt werden. Ebenfalls ein Zeitkiller ist die fehlende Ausstattung in den Büroräumen. Dadurch müssen häufig Dinge aufgeschoben werden. Um zu verhindern, dass wichtiges Material fehlt, können Dauerbestellungen oder Großbestellungen bei Zulieferern wie tonerpartner.at aufgegeben werden. Viele Produkte benötigt man sowieso immer wieder und diese können kosten- und zeitsparend schon auf Vorrat angeschafft werden.

Die meiste Zeit geht durch das Internet drauf

Der größte Zeitkiller unserer heutigen Zeit ist das liebe Internet. Da fast jeder Büromitarbeiter automatisch rund um die Uhr mit dem Internet verbunden ist, lässt sich der Versuchung auch nur sehr schwer widerstehen. Ganz egal, ob man seine privaten Mails kurz checken möchte, sich mit den neuesten Nachrichten oder Klatsch und Tratsch beschäftigt – im Internet stehen einem die Türen komplett offen. Selbst das Anschauen von Youtube-Videos, ganzen Filmen oder Serien kommt in deutschen Büros nicht allzu selten vor. Laut einer Umfrage surfen rund 27 Prozent der befragten Büromitarbeiter mindestens zwei Stunden pro Tag privat im Internet. Das ist eine alarmierende Zahl. Immerhin: Eine Studie der National University Singapore brachte hervor, dass das private Surfen im Internet während der Arbeitszeit produktiver macht. Surft man allerdings über eine Stunde im Internet aus privaten Zwecken, dann wird man diese Zeit mit der steigenden Produktivität auch nicht mehr einholen können. Doch nicht nur das private Surfen macht die Internetverbindung zu einem Zeitkiller, denn auch das Checken der geschäftlichen Mails kostet oft unnötige Zeit. Sind Sie gerade mit einem Projekt beschäftigt und überprüfen zwischendrin immer wieder, ob Sie neue Mails erhalten haben, dann reißt Sie das aus Ihrer Konzentration. Deshalb empfehlen Experten, die geschäftlichen Mails nur zwei- bis dreimal am Tag zu checken. Am besten zu festen Zeiten und mit einer klaren Zeitbegrenzung.