Die Qualität im Projektmanagement hat sich in den letzten Jahren deutlich weiterentwickelt. Das ist nicht zuletzt darauf zurückzuführen, dass sich aufgrund von standardisierten Zertifizierungsprozessen, wie z.B. nach IPMA oder PMI, ein einheitliches Prozessverständnis entwickelt hat und Qualitätskriterien geschaffen wurden, die sich mittlerweile etabliert haben. Trotzdem erreichen – je nachdem welchen, der vielen Studien zu diesem Thema man glauben mag – zwischen ein und zwei Drittel aller Projekte die zu Projektbeginn definierten Zielkriterien immer noch nicht. Sieht man sich diese Projekte genauer an, stellt man schnell fest, dass es meist nicht am „klassischen“ fachlichen Projektmanagement Know-How mangelt, sondern dass Defizite im Bereich der sozialen Kompetenzen (der sogenannten „Soft-Skills“) eine immer größer werdende Rolle spielen.
Das Fundament: Wirkungsvolle Kommunikation
„Hätte ich das am Anfang des Projekts gewusst, hätten wir uns viele Stunden in der Umsetzung erspart“. Dieses Zitat eines Projektmitarbeiters beim abschließenden Projekterfahrungsworkshop ist nur ein Beispiel für die fatalen Auswirkungen mangelhafter Kommunikation in Projekten.
Dabei spielt Kommunikation in jeder Phase und mit allen Beteiligten eine entscheidende Rolle. Egal, ob es darum geht zu Beginn die Kundenanforderungen zu klären, den Informationsfluss innerhalb des Teams zu managen oder den Projektfortschritt an den Auftraggeber zu reporten – wirkungsvolle Kommunikation steht immer im Mittelpunkt. Dabei bedeutet „Wirkungsvoll“ nicht nur aufmerksam zuzuhören oder die eigene „Message“ gut transportieren zu können, sondern vielmehr dem Gesprächspartner auch das Gefühl zu vermitteln, verstanden und ernst genommen zu werden. Das kann nur dann funktionieren, wenn auch die eigene Haltung (oder innere Einstellung) stimmt. Ein Beispiel: Geht ein Projektmanager mit der inneren Haltung „dieser lästige und nervende Kunde wird mich sicher wieder quälen“ in ein Kundengespräch, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass das Meeting sich schwierig gestaltet. Unbewusst werden Signale über die Körpersprache, Gestik und Mimik ausgesandt, die dann im “Raum” stehen und vom Gesprächspartner ebenfalls unbewusst wahrgenommen werden. Ziel muss es also sein, die eigene Haltung zu reflektieren und zu verändern. Ein Prozess, der nicht von heute auf morgen sondern nur mittel- bis langfristig und nur in kleinen Schritten funktioniert. Dabei erweist es sich als hilfreich, regelmäßig ehrliches und konstruktives Feedback von Kolleginnen und Kollegen zu erhalten. So kann es gelingen, den eigenen „blinden Fleck“ zu reduzieren und die soziale Kompetenz nachhaltig zu stärken.
Umgang mit Konflikten und Krisen
Spricht man mit Projektmanagern über mögliche Konflikte in ihren Projekten, entsteht nicht selten der Eindruck, dass das für sie kein wirkliches Thema zu sein scheint. Der Begriff „Konflikt“ ist in unserer Gesellschaft und somit bei den meisten Projektmanagern überwiegend negativ besetzt. Die Angst vor negativen Emotionen und möglichen Verletzungen führt zu einer ”Vermeidungstrategie”, in der Hoffnung, das Problem könnte sich von alleine lösen. Dabei führt genau dieses Verhalten eher zu einer Verschlechterung der Situation und nicht selten in weiterer Folge zur Eskalation. Dabei sind Konflikte nichts Anderes als unterschiedliche Sichtweisen und Meinungen – etwas völlig Normales, wenn Menschen mit unterschiedlichen Wertesystemen zusammentreffen um gemeinsam an einem Projekt zu arbeiten. Ziel sollte es also sein, die unterschiedlichen Sichtweisen und Meinungen zu vereinen. So können völlig neue und wertvolle Möglichkeiten und Ideen entstehen, die ein unverzichtbarer Beitrag für jedes Projekt sind. Von entscheidender Bedeutung ist es also, den Konflikt als Chance zu erkennen. Die Aufgabe des Projektmanagers sollte sein, mit Konflikten professionell umgehen zu können und sich nicht zu scheuen, diese aktiv anzusprechen. Dies sollte auf wertschätzende, konstruktive und lösungsorientierte Art und Weise erfolgen. In dem allen Sichtweisen ihre Berechtigung haben und ihnen auch Raum gegeben werden, können negative Emotionen und Verletzungen vermieden werden. Nur so kann auf lange Sicht gesehen ein konstruktives und produktives Miteinander entstehen.
Kann man „soziale Kompetenz“ lernen?
Ja – natürlich! Allerdings ist der Lernprozess ein völlig anderer als in klassischen Fach-Trainings. Bei der Entwicklung der Soft-Skills geht es primär darum, einen Reflexionsraum zur Verfügung zu stellen. Den Teilnehmern wird so die Möglichkeit geboten ihr eigenes Verhalten zu reflektieren. Ein wesentlicher Faktor dabei ist, wertschätzendes Feedback zum eigenen Verhalten zu erlangen und von den Erfahrungen der Anderen zu lernen und zu profitieren. Von den einzelnen Teilnehmern können so wertvolle Erkenntnisse zur eigenen Person mitgenommen werden. Eine absolute Grundvoraussetzung ist es, dass der Betroffene sich und seine soziale Kompetenz weiterentwickeln möchte. Dies kann nur auf freiwilliger Basis erfolgen, mit dem Wunsch nach Veränderung. Nur so kann Feedback angenommen werden und ein Umdenken entstehen. „Eingefahrene” Muster, Denk- und Verhaltensweisen können jedoch nicht von heute auf morgen verändert werden. Dies ist ein Prozess, der seine Zeit benötigt und bei dem es immer wieder aufs Neue die Reflexion eigener Verhaltensweisen braucht.
Über den Autor:
Günter Lukas ist Unternehmensberater und systemischer Coach. Seine Kernkompetenzen sind die Themen Leadership Development sowie die Gestaltung und Begleitung von Veränderungsprozessen.
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