Ausgezeichnete Meetings

9 Wege um Ihre Bürozusammenkünfte visuell festzuhalten
und sie spannender zu machen als Jean-Claude Van Damme’s „Epic Split“

Jeden Tag stecken in Meetings viele schlaue Menschen ihre Köpfe zusammen um nach neuen Ideen Ausschau zu halten, Informationen zu begutachten, Projekte zu planen, Entscheidungen zu treffen oder Meinungen auszutauschen. Leider geht dabei oft viel Zeit und Energie verloren, indem dieselben drei Argumente immer wieder im Kreis diskutiert werden, das Gespräch abschweift oder Einzelne den Anschluss verlieren. Am Ende weiß dann niemand mehr so genau, was jetzt eigentlich bei dem Meeting herausgekommen ist und im Protokoll fehlen wichtige Details. Letzteres ist nicht ganz so tragisch, da die seitenlangen Notizen eh niemand liest.

Die gute Nachricht

Dabei wäre es so einfach den Alltag produktiver und vor allem für alle Beteiligten interessanter zu gestalten. Die Lösung liegt in Ihren Besprechungsräumen schon für Sie bereit: Flipchart, Whiteboard oder Pinnwand. Welches Medium Sie bevorzugen oder zur Verfügung haben, spielt keine Rolle. Das einzige worauf es ankommt, ist, dass Ihre Stifte schreiben und Sie eine große Oberfläche zur Verfügung haben, die von allen Anwesenden gut gesehen werden kann.

Legen Sie los

• 1. Schreiben Sie leserlich
  Es geht nicht darum, einen Schönheitswettbewerb zu gewinnen. Das Wichtigste bei Ihren Notizen ist, dass sie leserlich sind. Das ist allerdings ein Muss.
• 2. Strukturieren Sie
  Überlegen Sie sich eine Struktur, bevor Sie beginnen (von innen nach außen, von links nach rechts,…). Arbeiten Sie mit Nähe und Distanz und gruppieren Sie Inhalte, die zusammengehören.
• 3. Kürzen Sie
  Notieren Sie nur Stichworte, keine ganzen Sätze (außer es handelt sich um Zitate) und nehmen Sie nur jene Zahlen in die Visualisierung mit auf, die eine Schlüsselrolle spielen (malen Sie keine Tabellen ab).
• 4. Bringen Sie Farbe ins Spiel
  Nutzen Sie Farben (neben schwarz reicht eine weitere in den meisten Fällen oft schon) um wichtige Punkte hervorzuheben, Inhalte zu gruppieren und Zusammenhänge sichtbar zu machen.
• 5. Verwenden Sie Aufzählungspunkte
  Diese schauen nicht nur nett aus, sondern ermöglichen den Betrachtern auch einen schnelleren Überblick als fließender Text oder lose arrangierte Wörter.
• 6. Arbeiten Sie mit Rahmen
  Rahmenlinien (dick, dünn, gewellt, gepunktet) können wichtige Inhalte hervorheben, thematisch zusammengehörige Inhalte optisch vereinen und als Trennlinie zwischen Themen dienen.
• 7. Nutzen Sie Symbole
  Eignen Sie sich 20-30 Symbole an, die universal, das heißt in vielen Fällen, einsetzbar sind (meine Favoriten: Glühbirne, Lupe, Bombe, Stern, Wegweiser) und mit denen Sie wichtige Punkte illustrieren können.
• 8. Denken Sie in großen Maßstäben
  Nutzen Sie den ganzen Platz, der Ihnen zur Verfügung steht und arbeiten Sie so großflächig wie möglich. Wenn Sie nur ein Flipchart haben, kleben Sie mehrere Blätter nebeneinander an die Wand.
• 9. Seien Sie offen
  Visualisierung ist keine Kunst. Es geht nicht darum ein beeindruckendes Gemälde zu erschaffen. Sie wollen den Prozess begleiten und unterstützen. Dabei geht es nicht um Schönheit, sondern um Struktur.

Warum Visualisierung so einen großen Unterschied macht

• Sie bleiben auf Kurs
  Es werden nur jene Inhalte festgehalten, die sich auf die im Vorhinein definierten Ziele des Meetings beziehen. Wenn die Gruppe abschweift, wird nicht mitprotokolliert.
• Neues vor Altem
  Jeder Gedanke wird nur einmal festgehalten. Wird eine Idee weitergeführt, bekommt sie mehr Raum. Dreht sich das Gespräch im Kreis, kann man das schnell am ruhenden Flipchart-Stift erkennen.
• Qualität vor Status
  Inhalte werden ohne den Namen der Person, die sie eingebracht hat, festgehalten. Dadurch werden die Beiträge nach Qualität und nicht nach dem Status der Person, von der sie stammen, bewertet.
• Wiedereinstieg erlaubt
  Besonders bei langen Gesprächen, schweifen die Gedanken früher oder später gerne kurz ab. Durch die Visualisierung ist der Wiedereinstieg in das Thema möglich ohne die Gruppe zu stören.
• Erfolgserlebnisse
  Die Frage „Was haben wir im Meeting eigentlich gemacht?“ stellt sich nicht. Das Resultat ist für alle Beteiligten nicht nur im Nachhinein, sondern bereits während des Meetings, jederzeit ersichtlich.
• Lückenlos
  Wenn eine Person, wie leider üblich, für die anderen nicht sichtbar mitschreibt, gehen Details sehr leicht verloren. Wenn die Notizen hingegen für alle sichtbar sind, kann jeder Anwesende laufend ergänzen.
• Nachlese
  Die Niederschrift des Meetings erfolgt bereits während des Prozesses. Eine nachträgliche Aufarbeitung ist nicht mehr nötig. Das spart Zeit und Geld.
• Transparenz nach Außen
  Das Protokoll des Meetings kann auch Personen, die nicht teilgenommen haben, zur Verfügung gestellt werden und die Inhalte anschaulich vermitteln.
• Bilder sind sexy
  Die Wahrscheinlichkeit, dass sich die Teilnehmer das Protokoll des Meetings im Nachhinein ansehen, sich aktiv damit beschäftigen und die Inhalte nochmals durchgehen, steigt überproportional.

Jene, die sich fragen, was Jean-Claude Van Damme’s „Epic Split“ ist, finden die Antwort hier:
https://www.youtube.com/watch?v=M7FIvfx5J10

Über die Autorin

Mag. Lana Lauren, Visualisierungsexpertin, Trainerin und Coach – unterstützt Sie bei der grafischen Umsetzung ihrer Ideen und Inhalte. Sie versteht es, komplexe Zusammenhänge bildlich so aufzubereiten, dass sie verständlich und einprägsam werden. Lana Lauren Communications ist die erste Adresse für einfach ausgezeichnete Lösungen.