10 Fragen zu brillanter Kommunikation

Kommunikation schafft es heute in viele “Top Drei”-Listen: Die wichtigste Zutat für glückliche Ehen. Der wesentlichste Teil bei der Erziehung von Teenagern. Die entscheidende Fähigkeit für den Erfolg bei Job-Interviews. Die kritischste Komponente für hervorragenden Kundenservice.

Es geht immer um Kommunikation. Und Erfolg im Geschäftsleben hängt davon ab, wie gut Sie kommunizieren – mit Ihren Mitarbeitern und Kunden.

Haben Sie jemals jemanden sagen gehört: “Ich bin ein schlechter Kommunikator”? Wohl kaum, würde ich wetten. Die meisten von uns glauben, sie wären großartige Kommunikatoren. Leider ist unsere eigene Einschätzung dazu nicht so relevant. Denn alles, was wir sagen, ist uns selbst klar – sonst hätten wir das so nicht gesagt.

Um also ein objektiveres Bild zu Ihren Fähigkeiten zu erhalten, stellen Sie sich selbst folgende 10 Fragen, wie gut Sie kommunizieren:

1) Ist Ihre Kommunikation wahr?

Lügen bei der Arbeit, manchmal verharmlost als „etwas anders darstellen“, bringt uns zur Weißglut. Oft ist es schwierig, bei der Wahrheit zu bleiben und Lügen zu vermeiden, ohne „um den heißen Brei“ zu reden. Sie erlangen jedoch vor allem dann Glaubwürdigkeit, wenn Sie es auch direkt zugeben, dass Sie einmal unrecht haben. Durch nichts anderes erzielen Sie mehr Respekt, als durch das offene Eingestehen Ihrer eigenen Fehler. Fragen Sie einige ehemalige Politiker, Rockstars oder Spitzensportler, wie weit sie mit Dementi gekommen sind, als sie nach einer größeren Schlappe Rehabilitation erlangen wollten. Oft vertuschten sie etwas, und erzeugten so viel mehr Unruhe in den Medien, als der ursprüngliche Anlass.

2) Ist Ihre Kommunikation vollständig?

Führungskräfte sind oft mit Analysen, Entscheidungen und Problemlösungen derart beschäftigt, dass sie schlichtweg vergessen, einige Dinge zu kommunizieren. Dann sind sie überrascht, dass jene, die im Prozess nicht dabei waren, verlautbarte Entscheidungen und Pläne nicht bereitwillig kaufen.

Was also ist das Gegenmittel zu Verwirrung und Misstrauen, das durch unvollständige Information entsteht? Erwägen Sie folgende Maßnahmen:

• Erklären Sie die Gründe Ihrer Entscheidung.
• Konzentrieren Sie sich auf das „wie“, nicht auf das „was“. Sagen Sie den anderen, wie Sie etwas implementieren wollen.
• Kommunizieren Sie sachlich, nicht emotional.
• Verstecken Sie sich nicht hinter Emails, suchen Sie das persönliche Gespräch.
• Kommunizieren Sie so, wie Sie Zähne putzen. Machen Sie es sich zur Gewohnheit.

3) Ist Ihre Kommunikation klar?

Wir gehen davon aus, dass wir klar kommunizieren, wenn wir etwas schreiben oder sagen. Aber sicherheitshalber hängen wir oft das wertlose „Irgendwelche Fragen?“ an. Und wenn keine kommen, verlassen wir die Besprechung gerne in der Annahme, dass jeder die Botschaft verstanden hat. Oft ist jedoch gerade das Gegenteil der Fall.

Was also ist zu tun?

• Starten Sie mit dem Schlusspunkt. Bei einer Präsentation, einem E-Mail, in einem Briefinggespräch am Gang – eröffnen Sie mit der Zielbotschaft.
• Seien Sie spezifisch. Die richtige Wortwahl ist für das Verständnis einer Vereinbarung zentral.
• Stellen Sie sicher, dass Ihre Körpersprache Ihren Worten nicht widerspricht. Wenn Sie Non-Performern sagen, dass ihr Verhalten inakzeptabel ist, und zur falschen Zeit lächeln und ermutigend zunicken, werden diese möglicherweise im Hinausgehen denken „halb so schlimm“ und zum Status Quo zurückfallen.
• Passen Sie ihren Stil der Person und der Absicht an. Einige Menschen nehmen Information vor allem visuell auf. Andere achten verstärkt darauf, was sie hören.

4) Ist Ihre Kommunikation mit Absicht unklar?

Takt und Diplomatie machen das Leben leichter. Wenn jedoch über Probleme mit der Leistung gesprochen wird, ist indirekte Kommunikation oft kontraproduktiv.

Vermeiden Sie Beschönigungen, die einen Leistungsabfall verschleiern. Wenn Sie eine Handlung erwarten, dann benennen Sie diese. Auch wenn es Ihnen schwer fallen sollte, sagen Sie es direkt.

5) Ist Ihre Kommunikation konsistent?

Passen Ihre Handlungen, Maßnahmen, Prioritäten und Praktiken zu Ihren Aussagen?

“Ja, natürlich!” wird die spontane Antwort sein. Implizit kommunizieren Sie unter anderem auf folgenden Ebenen:

• Sie kommunizieren, indem Sie manches finanzieren und manches nicht.
• Sie kommunizieren durch Ihre Auswahl, welche Weiterbildungsmaßnahmen Sie anbieten und welche nicht.
• Sie kommunizieren durch Ihre Entscheidung, welche Maßnahmen Sie durchsetzen und welche Sie vernachlässigen.

Glaubwürdige Kommunikatoren halten ihre Versprechen – oder sie hören auf, Versprechen zu geben.

6) Sind Sie als Person glaubwürdig?

Im Wesentlichen tragen fünf Dinge dazu bei, wie sehr Menschen Ihnen Glauben schenken:

• Aussehen: Ihre Erscheinung, Ihre physische Präsenz, Kleidung, Gepflegtheit, und Ihre Körpersprache.
• Sprache: Ihre Wortwahl und wie spontan Sie sich ausdrücken können.
• Sympathie: Ihre Persönlichkeit und welches Gefühl Sie bei den anderen entstehen lassen. Authentizität, Verwundbarkeit, Nahbarkeit, Humor, Respekt, Herzlichkeit – das sind Eigenschaften, die typischerweise anziehen.
• Charakter: Ihre Werte und Ihre Integrität.
• Kompetenz: Ihre Fertigkeiten und Ihre eigene Erfolgsgeschichte.

7) Stellen Sie Verbindung her?

Führungskräfte, die zeigen, dass Sie sich für Menschen auch als Individuen interessieren – nicht nur als Mitarbeiter, Lieferanten oder Kunden – stellen Verbindung her. Verbindung entsteht vor allem durch interessiertes Zuhören. Hier einige weniger empathische Bemerkungen – egal, wie oft Sie diese in der Kaffeepause schon gehört haben:

• “Es könnte schlimmer sein.”
• “Schaut so aus, als ob Sie da einfach durch müssen.”
• “Sie glauben, dass Sie es schwer haben? Sie sollten wissen, was wir letztes Jahr durchgemacht haben.”
• “Dahinter könnte sich auch Gutes verbergen.”

Zuhören bedeutet, sich aufrichtig auf die andere Person zu fokussieren, nicht nur höfliches Interesse zeigen.

8) Ist Ihre Kommunikation zeitnah?

Schnelligkeit ist das neue Maß qualitätsvoller Kommunikation. Wenn Menschen Ihre Information in der Regel erst „am Tag danach“ erhalten – am Tag nachdem Sie bei der Besprechung hätten sein sollen, eine Woche nach dem versäumten Abgabetermin – warum ist das so? Diese Frage werden sich auch andere Leute stellen, wenn Ihre Informationen und Antworten immer erst viel zu spät eintreffen.

Auch wenn Sie vor einer verzwickten Situation stehen – machen Sie es sich zur Gewohnheit, am gleichen Tag zu informieren, auch wenn in nicht ganz perfekter Form, anstatt wegen ausgefeilter Prosa bis morgen zu warten. Informieren Sie zum relevanten Zeitpunkt – oder gar nicht. Kurz: Geben Sie dem Inhalt Vorrang gegenüber der glanzvollen Verpackung.

9) Lässt Ihre Kommunikation Sie kompetent erscheinen?

Menschen beurteilen Ihre Kompetenz oft danach, was Sie über Ihre Arbeit kommunizieren – nicht unbedingt danach, was sie aus erster Hand sehen.

Lassen Sie die Fakten eine Geschichte erzählen

Eine Rede, einen Bericht oder ein Email mit jeder Menge Fakten anzufüllen, ist schlimm genug. Noch schlimmer ist es, sie nicht zusammenhängend zu gestalten. Welche Geschichte passt zu Ihren Fakten? Wie wirken sich diese Inhalte aus?

Verwenden Sie einen natürlichen Stil

Im Präsentations-Coaching von Top Führungskräften geht es oft darum, die verschiedenen Persönlichkeitsaspekte zusammenzubringen – sie dabei zu unterstützen, natürlich zu sein, wenn sie vor Gruppen sprechen. Aber bedenken Sie, dass natürlich nicht das gleiche ist wie zu locker, improvisiert, oder unvorbereitet. Geben Sie Ihr bestes und natürlichstes Selbst zur Geltung.

Machen Sie den Abschluss zur Eröffnung

Werden Sie nie Opfer des Gedankens „Zuerst muss ich denen ein wenig Hintergrundinformation zukommen lassen!“ Falscher Ansatz. Die anderen werden Ihren Hintergrund nicht verstehen, solange sie nicht den Zweck Ihrer Botschaft verstehen. Beginnen Sie stattdessen mir einer Zusammenfassung Ihrer Schlüsselbotschaft. Dann untermauern Sie Ihre Botschaft mit Begründungen, Daten, Statistiken oder anderen Details.

Seien Sie leidenschaftlich

Nehmen Sie Ihre Persönlichkeit mit, wenn Sie Ihre Ideen vor anderen präsentieren. Viele Menschen haben Angst davor, etwas „zu sehr“ zu sein – zu übertrieben, zu kräftig, zu betont, zu verkäuferisch, zu sehr ein Cheer-Leader. In ihrem Bestreben, nichts „zu sehr“ zu sein, landen sie im Land des „nicht wirklich“ – nicht wirklich klar, nicht wirklich verkaufend, nicht wirklich ehrgeizig, nicht wirklich aggressiv, nicht wirklich begeistert, nicht wirklich überzeugt, nicht wirklich sicher, nicht wirklich vorbereitet.

Wie leidenschaftlich sollte Ihrer Meinung nach Ihr Anwalt sein, wenn er im Plädoyer die Tatsachen zu Ihrem Fall dem Gericht vorträgt? Wie leidenschaftlich würden Sie Investoren zu überzeugen versuchen, in Ihr unternehmerisches Projekt zu investieren? Wie leidenschaftlich würden Sie einen Entführer beschwören, Ihr Kind frei zu lassen?

Leidenschaft steht und fällt mit der Sache, um die es geht. Ihre Zuhörer verstehen das nur zu gut. Was Sie interessiert, wird auch sie interessieren. Der Unterschied zwischen „zu sehr“ und „nicht wirklich“ kann den Unterschied ausmachen zwischen Leben und Tod Ihrer Ideen und Vorschläge.

10) Zirkuliert Ihre Kommunikation?

Zirkulierende Kommunikation geht in alle Richtungen – das sollte sie zumindest. Informationen und Ideen sollten die Weisungskette hinauf gehen, ebenso wie hinunter und quer über die Abteilungsgrenzen. Von Tagschicht zu Nachtschicht. Meistens findet das so nicht statt. Zumindest nicht routinemäßig. Wie können Sie mithelfen, diesen Knoten in der Kommunikationskette aufzulösen?

Kultivieren Sie fesselnde Gespräche

Sehen Sie Gespräche als Gelegenheit zu lernen. Sie lehren uns sowohl intellektuelle als auch emotionale Wahrheit. In diesem Sinne seien Sie Anstifter inspirierender und fesselnder Gespräche.

Erkennen Sie, wann Sie den Leuten in die Augen schauen müssen

Wenn Sie Informationsaustausch auf allen Ebenen unterstützen, müssen Sie oft eine kritische Entscheidung treffen. Welcher ist der beste Kanal, diese spezifische Information weiterzugeben? E-Mail? Telefon? Persönliches Gespräch? Die gewählte Methode kann einen riesigen Unterschied machen, was die Ergebnisse angeht.

Lernen Sie, auf allen Ebenen Verbindung herzustellen

In einer Kultur, in der Gespräche auf allen Ebenen gewollt sind, werden Sie möglicherweise mit allen sprechen, vom CEO bis zum Chauffeur. Seien Sie darauf vorbereitet, sich deren Interessensebenen anzupassen.

Positionieren Sie für 2012 „verbesserte Kommunikation“ als eines Ihrer Top Drei Themen in Ihrem persönlichen Weiterentwicklungsplan. Brillante Kommunikation ist die Unterschrift von Star-Performern.

Auszug aus dem Ursprungsartikel von Dianna Booher, aus „Leader to Leader“ – special issue for Dale Carnegie Training, übertragen von Clemens Widhalm. Den vollständigen Artikel finden Sie hier zum kostenlosen Download

Dianna Booher ist die Autorin von “The Voice of Authority: 10 Communication Strategies Every Leader Needs to Know”

Über den Autor

DI Dr. Clemens Widhalm ist Trainer und Executive Coach für Kommunikation, Führung, Präsentation und Verkauf. Seit 1.1.2006 Geschäftsführer von Dale Carnegie Austria (DCA Training GmbH) und Autor des Buches „55 Trainerfallen“.

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